L’e-invoicing, c’est l’envoi et la réception de factures dans un format structuré lisible par des logiciels. Cela remplace les PDF et les factures papier. Dès 2026, toutes les entreprises devront pouvoir en recevoir, et certaines devront en émettre. Vous devez anticiper ce changement en choisissant un logiciel ou une plateforme certifiée.
Une facture électronique, ce n’est pas un PDF !
Une vraie facture électronique (ou e-invoice) est créée, envoyée et reçue dans un format structuré, comme le XML ou l’UBL.
Ces formats sont conçus pour que les logiciels puissent lire et traiter les données sans intervention humaine.
Un PDF, même envoyé par mail, reste une facture non structurée. Il oblige à ressaisir les informations ou à utiliser des logiciels de reconnaissance optique (OCR), qui entraînent souvent des erreurs.
Avec une e-facture, le système comptable ou ERP du fournisseur envoie directement les données dans le système de l’acheteur, sans manipulation manuelle.
Vous gagnez du temps, réduisez les risques d’erreur et améliorez le suivi.
Quel est son intérêt dans les échanges professionnels ?
L’objectif de l’e-invoicing est simple : automatiser les échanges, sécuriser les données et faciliter le suivi fiscal. En remplaçant le papier ou le PDF par un fichier lisible par une machine, vous améliorez la productivité et la fiabilité de votre comptabilité.
Chaque facture intègre des champs codifiés comme le numéro SIREN, le montant HT, la TVA, les dates, etc. Cela permet une lecture automatique et un traitement en temps réel.
Vous pouvez ensuite transmettre les données à l’administration fiscale sans ressaisie, via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou directement sur le portail public.
Qui est concerné par la réforme ?
Toutes les entreprises sont concernées par la réception des e-factures à partir du 1er septembre 2026. La mise en place pour l’émission dépendra de la taille de votre entreprise :
- Les grandes entreprises et les ETI devront émettre des e-factures dès septembre 2026.
- Les PME et les micro-entreprises auront jusqu’en septembre 2027.
Même si vous êtes auto-entrepreneur ou en franchise de TVA, vous devrez être en mesure de recevoir une facture électronique via une plateforme certifiée.
Comment fonctionne l’e-invoicing dans la pratique ?
Le processus commence dès la génération de la facture. Celle-ci est créée par votre logiciel de gestion dans un format structuré. Elle est ensuite transmise via une plateforme certifiée, qui se charge de vérifier sa conformité et d’envoyer les données à l’administration.
L’acheteur reçoit la facture directement dans son système, qui l’intègre automatiquement.
Plus besoin d’ouvrir un mail, de télécharger une pièce jointe ou de saisir les montants à la main.
Pour vous préparer, utilisez un logiciel de facturation compatible avec les formats exigés, ou faites appel à une plateforme de dématérialisation enregistrée.
Pourquoi passer à l’e-invoicing dès maintenant ?
Même si vous n’y êtes pas encore obligé, adopter la facturation électronique en avance vous fera gagner du temps et de l’argent.
Le traitement manuel d’une facture coûte entre 10 et 15 euros. Une e-facture, elle, coûte environ 2 euros à traiter.
Les délais de paiement sont réduits de plusieurs jours, ce qui améliore votre trésorerie. Les litiges sont moins nombreux, car les erreurs de saisie disparaissent. Vous pouvez suivre les paiements en temps réel et simplifier vos relances.
Quels sont les formats à utiliser ?
Les formats reconnus sont le UBL, le CII ou le format hybride Factur-X. Ils contiennent à la fois les données lisibles par la machine et une version visuelle pour l’archivage.
Ces formats doivent respecter la norme EN16931, qui fixe les mentions obligatoires et les règles de transmission. Votre logiciel ou votre prestataire doit être capable de générer ces formats et de les transmettre via les bons canaux.
Évitez les PDF simples ou les documents scannés : ils ne seront plus conformes à partir de la réforme.
Quels sont les canaux de transmission autorisés ?
Trois moyens principaux existent pour transmettre les factures :
- Le Portail Public de Facturation (PPF)
- Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
- Une plateforme immatriculée par l’administration (OD)
Si vous gérez peu de factures, vous pouvez passer par le portail public gratuitement. Pour une gestion plus fluide, surtout si vous avez un volume élevé, une PDP vous offrira des services automatisés et une meilleure intégration dans vos outils.
Quels sont les bénéfices réels ?
L’e-invoicing réduit jusqu’à 80 % les coûts liés au traitement manuel. Il améliore la productivité et la conformité.
Les risques de fraude diminuent grâce aux contrôles automatiques. Les données sont transmises en temps réel à l’administration, ce qui limite les erreurs ou les oublis de TVA.
Vous accélérez vos paiements, améliorez votre image auprès de vos partenaires et contribuez à la transition numérique.
Y a-t-il des inconvénients ?
La mise en place demande un peu d’adaptation. Il faut former vos équipes, mettre à jour vos logiciels ou choisir un prestataire adapté.
Les TPE peuvent être découragées par le coût initial, mais les économies à moyen terme sont claires. Le tarif d’un logiciel compatible débute autour de 10 à 20 euros par mois. Certains proposent des offres gratuites avec des fonctionnalités limitées.
Assurez-vous que votre prestataire est conforme aux exigences légales pour éviter tout blocage ou sanction lors de la mise en œuvre.
Quelles sont les étapes pour se préparer ?
Commencez par faire le point sur votre solution de facturation actuelle. Si elle ne génère pas de formats structurés, envisagez un changement ou une mise à niveau.
Identifiez si vous devez passer par une PDP, ou si le portail public suffit à vos besoins. Préparez vos données : SIREN, adresses, taux de TVA, catégories de produit ou de service. Vérifiez aussi que votre client est capable de recevoir une e-facture.
Enfin, sensibilisez vos équipes. Même si tout est automatisé, une bonne coordination évite les blocages au moment de l’envoi.
Questions fréquentes
Quels sont les formats acceptés pour une facture électronique ?
Les formats reconnus sont UBL, CII et Factur-X. Ils contiennent des données lisibles par machine et respectent la norme européenne EN16931.
Un PDF envoyé par mail est-il une facture électronique ?
Non. Une vraie facture électronique doit être structurée, lisible par des logiciels et transmise via une plateforme certifiée.
Combien coûte un logiciel de facturation électronique ?
Comptez entre 10 et 20 euros par mois pour un logiciel adapté, mais certaines solutions proposent une version gratuite pour les petites structures.
Quand la facturation électronique devient-elle obligatoire ?
Dès le 1er septembre 2026 pour la réception. L’émission dépendra de la taille de votre entreprise, avec une généralisation prévue d’ici septembre 2027.